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Aufbewahrungsfristen Aktuell


Infobrief

Baugewerbliche Verbände

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22.12.2011



Aufbewahrungsfristen

Welche Unterlagen dürfen nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen entsorgt werden?

Unternehmen müssen Geschäftsunterlagen 10 bzw. 6 Jahre lang aufbewahren (§ 147 Abs. 1 und Abs. 3 Abgabenordnung, § 257 Handelsgesetzbuch). Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem bei laufend geführten Aufzeichnungen die letzte Eintragung gemacht worden ist, Handels und Geschäftsbriefe abgesandt oder empfangen wurden oder sonstige Unterlagen entstanden sind. Nach Ablauf der regulären Aufbewahrungsfristen können die Geschäftsunterlagen grundsätzlich vernichtet werden.

Hinweis zur Orientierung, wie lange Unterlagen aufzubewahren sind:

Waren die Unterlagen Buchungsgrundlage, gilt die zehnjährige Aufbewahrungsfrist (bei Zweifeln ist es ratsam, die Unterlagen zehn Jahre aufzubewahren). Auch digitale Buchführungen muss 10 Jahre lang gespeichert und der Finanzverwaltung zugänglich gemacht werden. Auswertungen müssen während der gesamten Aufbewahrungsfrist möglich sein. Die Vorlage von Papierbelegen und Kontenausdrucken ist nicht ausreichend.

Die 10-jährige Aufbewahrungsfrist gilt u.a. für Geschäftsbücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Bilanzen, Buchungsbelege.

Die 6-jährige Aufbewahrungsfrist gilt u.a. für abgesandte und empfangene Geschäfts- und Handelsbriefe, Lohnkonten und andere Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.

Ab 1.1.2012 ist die Vernichtung folgender Geschäftsunterlagen möglich:

  • Jahresabschlüsse, die bis zum 31.12.2001 und früher erstellt wurden

  • Inventare, die bis zum 31.12.2001 oder früher erstellt wurden

  • empfangene Geschäfts- oder Handelsbriefe, die bis zum 31.12.2005 oder früher eingegangen sind

  • Kopien abgesandter Geschäfts- oder Handelsbriefe, die bis zum 31.12.2005 oder früher verschickt wurden

  • Handelsbücher und Aufzeichnungen mit der letzten Eintragung aus dem Jahr 2001.

    Hinweis:

    Steuerrechtlich gilt die Besonderheit, dass die Aufbewahrungsfrist nicht abläuft, solange die betroffenen Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist. Unter Festsetzungsfrist versteht man grundsätzlich die vierjährige Frist, innerhalb derer eine Steuer festgesetzt, aufgehoben oder geändert werden kann.

    Auch in folgenden Fällen müssen die Unterlagen für die Dauer des jeweiligen Verfahrens aufbewahrt werden

  • begonnene Außenprüfung,

  • Bedeutung für eine vorläufige Steuerfestsetzung,

  • anhängige steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen,

  • schwebendes oder aufgrund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren,

  • zur Begründung von Anträgen des Steuerpflichtigen.

    Nach begonnener Außenprüfung ist nicht nur die Festsetzungsverjährung gehemmt, in gleichem Umfang wird auch die Aufbewahrungsfrist hinausgeschoben. In diesem Fall dürfen die Unterlagen nicht vernichtet werden, sonst riskiert man eine Schätzung. Kürzere Aufbewahrungsfristen in außersteuerlichen Gesetzen sind steuerlich nicht maßgeblich.



    Herausgeber: Baugewerbliche Verbände, Graf-Recke-Straße 43,40239 Düsseldorf

    Tel.0211/91429-0, Fax: 0211/9142931 Verantwortlich: RA Joachim Dörmann

    E-Mail: r.zimmermanns@bgv-nrw.de



    Die Aufzählungen sind nicht vollständig. Nutzen sie daher unser Angebot und stellen ihre Frage unter der Rubrik "Kontakte".



    Johannes Hermanns

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